• Employability5
  • Facilities5 1
  • UTHM QS4StarInstitution Overall4Star2018
  • Inclusiveness 5 star
  • socresp5
Print

SYARAT & PERATURAN ASAS MENGANJURKAN KEGIATAN PELAJAR

. Posted in Uncategorised

SYARAT & PERATURAN ASAS MENGANJURKAN KEGIATAN PELAJAR

1.0       Tujuan

Prosedur ini menerangkan syarat-syarat dan peraturan untuk menganjurkan kegiatan pelajar.

2.0       Skop

Semua kegiatan pelajar yang dianjurkan oleh mana-­mana persatuan pelajar di UTHM mesti mendapat kelulusan Pejabat Hal Ehwal Pelajar sebelum kegiatan bermula.

3.0       Dokumen Rujukan

3.1        GARIS PANDUAN KEWANGAN BAGI MELAKSANAKAN PROGRAM / AKTIVITI PELAJAR (Pekeliling Bendahari Bil. 14/2008 dan pindaan)

4.0       Tanggungjawab

4.1        Timbalan Naib Canselor (HEPA) bertanggungjawab untuk mempertimbangkan permohonan yang diterima dari mana-mana persatuan pelajar untuk menganjurkan kegiatan bagi program yang memerlukan peruntukan kewangan LEBIH daripada RM1,000.00 (Ringgit Malaysia : Seribu Sahaja).

4.2        Ketua Pejabat HEP pula bertanggungjawab memperakukan permohonan kegiatan pelajar yang memerlukan peruntukan kewangan KURANG daripada RM1,000.00 (Ringgit Malaysia : Seribu Sahaja).

5.0       Syarat-syarat Menganjurkan Kegiatan Pelajar

5.1        Tidak melibatkan kegiatan yang dilarang di bawah AUKU dan peraturan Universiti dari semasa ke semasa.

5.2        Semua kegiatan adalah tertakluk kepada arahan Pejabat HEP atau PTJ yang berkaitan. Pengarah program hendaklah mendapatkan nasihat dari Pegawai HEP atau PTJ yang berkaitan dari semasa ke semasa sehingga program tamat untuk mengelakkan daripada melanggari peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

5.3        Semua kutipan wang dan sumbangan penajaan mestilah atas nama Naib Canselor UTHM/Bendahari UTHM.

5.4        Semua urusan publisiti melalui media cetak dan elektronik hendaklah dirujuk kepada penasihat, pegawai penyelaras, Pejabat HEP atau pegawai PTJ yang berkaitan sebelum dikemukakan kepada Unit Perhubungan Awam termasuk urusan menyediakan kain rentang, sepanduk atau poster.

5.5        Semua urusan surat menyurat, percetakan dan kewangan hendaklah mendapatkan perakuan dan kelulusan Pegawai HEP atau PTJ yang berkaitan.

5.6        Semua poster, risalah, kain rentang, bunting dan sebagainya hendaklah menggunakan Bahasa Melayu. Sekiranya perlu menggunakan bahasa lain, kelulusan Pejabat HEP mestilah diperolehi terlebih dahulu.

5.7        Jawatankuasa Penganjur bertanggungjawab memastikan ahli/peserta menjaga nama baik UTHM dan mengamalkan displin dan nilai murni pada setiap masa.

5.8        Laporan program, laporan kewangan dan ringkasan program hendaklah dikemukakan ke Pejabat HEP atau PTJ yang berkaitan selewat-lewatnya dalam tempoh 2 minggu selepas tamat program beserta sekurang-kurangnya 4 keping gambar dalam bentuk ’soft copy’.

5.9        Sekiranya melibatkan aktiviti memungut derma, sumbangan atau tajaan di dalam mahu pun di luar kampus, kelulusan Naib Canselor mesti diperolehi terlebih dahulu melalui Ketua Pejabat (HEP).

5.10      Kertas kerja aktiviti di luar negara perlu mendapatkan kelulusan Naib Canselor.

5.11      Kelulusan pihak berkuasa tempatan perlu diperolehi sekiranya perlu mempamer atau menggantung kain rentang, sepanduk dan sebagainya di luar kampus.

5.12      Permit/lesen perlu diperolehi daripada PBT/Polis/KDN/DBKL? sekiranya aktiviti melibatkan penjualan tiket dan bayaran cukai hiburan.

5.13      Nama dan maklumat diri penceramah serta tajuk ceramah perlu dikemukakan untuk kelulusan sekiranya mengundang penceramah dari luar universiti.

5.14      Penganjur perlu memastikan sumber kewangan yang ada mencukupi bagi membiayai program.

5.15      Peserta yang menyertai kegiatan rekreasi luar seperti aktiviti lasak, perkhemahan di hutan dinasihatkan mengambil Profilaksis Malaria atau penyakit berjangkit 2 minggu sebelum program bermula dan kos ditanggung oleh pelajar sendiri / persatuan.

5.16      Aktiviti yang disertai oleh semua peserta program adalah dibawah tanggungjawab dan kerelaan sendiri. Penganjur perlu mengambil segala langkah keselamatan untuk memastikan kebajikan peserta program dipelihara.

6.0       Proses Permohonan

6.1        Pengarah Program perlu mengemukakan Borang Permohonan Menganjurkan Aktiviti Pelajar kepada Pejabat Hal Ehwal Pelajar dalam tempoh masa berikut:

6.1.1     Bagi semua permohonan kegiatan pelajar hendaklah dihantar ke Pejabat Hal Ehwal Pelajar dalam tempoh masa 30 hari bekerja sebelum kegiatan diadakan.

6.1.2     Bagi kegiatan yang memerlukan kelulusan atau pembiayaan agensi luar seperti Kementerian Pendidikan Malaysia, permohonan hendaklah dihantar melalui Pejabat Hal Ehwal Pelajar, sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum kegiatan diadakan.

6.2        Kegiatan yang memerlukan kelulusan Naib Canselor adalah seperti berikut:

•       Aktiviti Ke Luar Negara

•       Permohonan sumbangan/penajaan dan memungut derma

6.3        Pengarah program bertanggungjawab menyediakan kertas kerja untuk dikemukakan ke Pejabat Hal Ehwal Pelajar untuk kelulusan.

6.4        Kelulusan menganjurkan kegiatan pelajar hanya dikeluarkan oleh Pejabat HEP sahaja.

7.0       Kegiatan Tanpa Kelulusan

Tiada kegiatan boleh dijalankan tanpa kelulusan Pejabat HEP. Ini termasuklah mengedarkan maklumat, menggantung banner/ risalah/poster dan membuka kaunter tertentu.

8.0     Rayuan

Pelajar yang tidak berpuashati dengan sebarang keputusan boleh mengemukakan rayuan kePejabat HEP untuk disampaikan kepada Timbalan Naib Canselor HEPA.