• Employability5
  • Facilities5 1
  • UTHM QS4StarInstitution Overall4Star2018
  • Inclusiveness 5 star
  • socresp5
Print

GARIS PANDUAN MENGADAKAN MESYUARAT AGUNG

. Posted in Uncategorised

GARIS PANDUAN MENGADAKAN MESYUARAT AGUNG

1.0       TUJUAN

Prosedur ini bertujuan menerangkan proses kerja dan garis panduan mengadakan Mesyuarat Agung kelab atau persatuan.

2.0       SKOP

Prosedur dan garis panduan ini hendaklah dipatuhi oleh semua kelab atau persatuan berdaftar sebelum mengadakan Mesyuarat Agung seperti yang dinyatakan dalam seksyen 58 (2) perlembagaan UTHM.

3.0       TERMINOLOGI

3.1    Mesyuarat Agung  -   Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Agung Luar Biasa.

3.2    Mesyuarat Agung Tahunan - Mesyuarat yang wajib diadakan pada akhir semester pertama pada setiap sesi bertujuan membentangkan laporan tahunan  kelab/persatuan, membubarkan ahli jawatankuasa yang lama dan melantik ahli jawatankuasa baru.

3.3 Mesyuarat Agung Luar Biasa - Mesyuarat yang perlu diadakan dengan kehendak Majlis Tertinggi Persatuan atau apabila terdapat permintaan daripada 10 orang atau lebih ahli-ahli persatuan yang menandatangani surat rasmi memohon supaya mesyuarat itu diadakan. Semua permohonan untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa hanya boleh dilaksanakan setelah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA)

4.0       GARIS PANDUAN MENGADAKAN MESYUARAT AGUNG

4.1        Jenis Mesyuarat Agung

(a)        Mesyuarat Agung Tahunan

(b)        Mesyuarat Agung Luar Biasa

4.2        Mesyuarat Agung Tahunan

4.2.1     Agenda

i) Ucapan Yang Dipertua / Pengerusi.

ii) Ucapan daripada tetamu jemputan jika ada

iii) Pembentangan untuk pengesahan

(a)    Minit Mesyuarat Agung Yang Lepas

(b)    Laporan Tahunan

(c)    Penyata Kewangan Tahunan

(d)    Membincangkan usul atau cadangan

(e)    Pemilihan Ahli Majlis Eksekutif Kelab/Persatuan Baharu

(f)     Ucapan ringkas daripada Yang Dipertua Baharu/Pengerusi Baharu

4.2.2     Notis Mesyuarat dan Korum

i) Notis pemberitahuan bagi Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah diedarkan kepada ahli sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum mesyuarat diadakan.

ii) Korum bagi mesyuarat Tahunan ialah 1/ 3 daripada jumlah ahli.

iii) Jika jumlah korum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah ditangguhkan ke suatu tarikh yang telah ditetapkan oleh Majlis Eksekutif tetapi mesyuarat tersebut tidak boleh membuat keputusan mengenai pindaan peraturan dan perkara-perkara yang berhubung dengan hak ahli-ahli.

4.3        Mesyuarat Agung Luar Biasa

4.3.1     Mesyuarat Agung Luar Biasa hendaklah diadakan apabila terdapat permintaan daripada 10 orang atau lebih ahli-ahli persatuan yang memohon secara rasmi dan hanya boleh diadakan setelah diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA)

4.3.2     Mesyuarat Agung Luar Biasa juga boleh diadakan atas kehendak Majlis Eksekutif Kelab/Persatuan dengan syarat ianya diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA)

4.3.3     Notis mesyuarat dan agenda hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Pejabat HEP sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat berlangsung

4.3.4     Korum bagi Mesyuarat Agung Luar Biasa hendaklah tidak kurang 1/2 daripada jumlah ahli

4.4        Pegawai Penyelaras persatuan pelajar boleh hadir dalam mana-mana mesyuarat agung atau memberi apa-apa arahan mengenainya yang difikirkan perlu.

5.0       PROSEDUR TERPERINCI

5.1

Terima borang permohonan yanglengkap dari Setiausaha Agung Kelab/Persatuan sekurang-kurangnya 1 bulan dari tarikh mesyuarat

Tindakan

PT (P/O)

5.2

Semak dan sahkan permohonan yang telah lengkap

Tindakan

PP/KP HEP

5.3

Keluarkan surat kebenaran mengadakan Mesyuarat Agung

Tindakan

PP/PT (P/O)

5.4

Keluarkan notis Mesyuarat Agung kepada Ahli

Tindakan

Pelajar

5.5

Keluarkan notis Penamaan calon untuk Ahli Jawatankuasa baharu dan edar borang Pencalonan

Tindakan

Pelajar

5.6

Terima usul/cadangan daripada ahli untuk dibawa dalam Mesyuarat

Tindakan

Pelajar

5.7

Adakan Mesyuarat Agung dan pemilihan Ahli Jawatankuasa Baharu

Tindakan

Pelajar

5.8

Kemukakan Minit Mesyuarat Agung yang telah dilaksanakan kepada Pejabat HEP selewat-lewatnya seminggu selepas perlaksanaan Mesyuarat Agung

Tindakan

Pelajar