• Employability5
  • Facilities5 1
  • UTHM QS4StarInstitution Overall4Star2018
  • Inclusiveness 5 star
  • socresp5
Print

PENYEDIAAN LAPORAN PROGRAM

. Posted in Uncategorised

PENYEDIAKAN LAPORAN PROGRAM

  1. Tujuan

Prosedur ini adalah bertujuan untuk menerangkan cara menyediakan laporan sesuatu program pelajar.

2.0       Skop

2.1        Semua Kelab/Persatuan yang menganjurkan kegiatan yang diberi kelulusan oleh Pejabat Hal Ehwal Pelajar.

2.2        Laporan  program terdiri daripada 3 jenis di mana laporan program yang disediakan secara berasingan ini perlu dihantar ke Pejabat HEP seperti berikut :

  • Laporan Aktiviti (disertakan sekurang-kurangnya 4 keping gambar)
  • Laporan Kewangan
  • Laporan berita untuk penerbitan

2.3        Laporan program akan digunakan untuk merekodkan Ahli Jawatankuasa Program dan Peserta dalam Transkrip Aktiviti Pelajar

3.0       Terminologi

3.1        Laporan Program - Rekod mengenai laporan aktiviti dan laporan kewangan yang perlu dikemukakan ke Pejabat HEP dalam tempoh 14 hari selepas program dijalankan.

3.2        Laporan aktiviti - Catatan secara deskriptif dan kritikal tentang program secara keseluruhan.

  1. Laporan Kewangan - Catatan tentang pendapatan dan perbelanjaan program.
  2. Laporan Berita Untuk Penerbitan -         Laporan ringkas keseluruhan program yang dijalankan bagi disiarkan dalam Berita Universiti.
  3. Prosedur Terperinci Laporan Berita Untuk Penerbitan

4.0       Tanggungjawab

Pengarah Program bertanggungjawab memastikan Laporan Program,  Laporan Kewangan dan Laporan Berita Untuk Penerbitan dihantar ke Pejabat HEP dalam tempoh 14 hari selepas program dijalankan.

5.0       Prosedur Terperinci Laporan Aktiviti

           

5.1

Terima laporan aktiviti daripada Pengarah Program

Tindakan

PT (P/O)

5.2

Semak laporan aktiviti yang diserahkan sepertimana format yang telah ditetapkan. Jika tidak mematuhi format, minta pelajar membuat pembetulan.

Tindakan

PT (P/O)

5.3

Semak dan perakukan laporan aktiviti. Sekiranya terdapat keraguan, pelajar diminta membetulkan maklumat

Tindakan

PP

5.4

Isi borang laporan aktiviti pelajar beserta senarai nama Ahli Jawatankuasa dan Peserta

Tindakan

Pengarah Program

5.5

Terima, semak dan kemaskini dalam Transkrip Aktiviti Pelajar

Tindakan

Pengarah Program

5.6

Failkan laporan sebagai rujukan

Tindakan

PT (P/O)

6.0       Prosedur Terperinci Laporan Kewangan

6.1

Terima laporan kewangan dari Pengarah Program

Tindakan

PT (P/O)

6.2

Semak laporan kewangan yang diserahkan sepertimana format yang telah ditetapkan. Jika tidak mematuhi format, minta pelajar membuat pembetulan.

Tindakan

PP

6.3

Semak dan perakukan laporan kewangan. Sekiranya terdapat keraguan, pelajar diminta membetulkan maklumat.

Tindakan

PP

6.4

Sediakan surat tuntutan pembayaran beserta resit/invois untuk dihantar ke Pejabat Bendahari.

Tindakan

PT (P/O)

6.5

Semak dan tandatangan surat tuntutan pembayaran.

Tindakan

PP

6.6

Hantar dokumen beserta invois, resit, elaun harian danpenginapanke Pejabat Bendahari dan sediakan salinan untuk difailkan.

Tindakan

PT (P/O)

6.7

Terima pembayaran dari Pejabat Bendahari terus kepada akaun bank pemohon

Tindakan

Pemohon

           

7.1

Terima laporan berita daripada Pengarah Program

Tindakan

PT (P/O)

7.2

Semak laporan yang disediakan beserta gambar

Tindakan

PP

7.3

Laporan dimajukan ke Unit yang bertanggungjawab menerbitkan buletin berkaitan aktiviti pelajar

Tindakan

PP